1 - التعريف:
السِّجِلُّ في اللغة : الكتاب يدون فيه ما يراد حفظه. قال الفيومي: السِّجِلُّ كتاب القاضي والجمع سِجِلَّاتٌ وَأَسْجَلْتُ للرجل إسْجَالاً كتبت له كتاباً وسجَّل القاضي بالتشديد قضى وحكم وأثبت حكمه في السجل(1).
وفي الاصطلاح: السجل كتاب كبير تضبط فيه وقائع الناس وما يحكم به القاضي وما يكتب عليه(2). وهذا التعريف عند فقهاء الحنفية، وهو أعم من تعريف فقهاء الحنابلة الذين يعرفون السجل بأنه: ما تضمن الحكم المستند إلى البينة(3)، أو نسخ ما حكم به الحاكم(4).
2 - تنظيم السجلات:
قال في كشاف القناع: ( والأولى جعل السجل نسختين ; نسخة يدفعها، الحاكم إليه أي الطالب لها لتكون وثيقة بحقه، والنسخة الأخرى عنده، أي عند الحاكم ليرجع إلى النسخة التي عنده عند ضياع ما بيد الخصم أو الاختلاف لأن ذلك أحوط)(5).
وفي شرح المجلة: ( ومن الموافق تقسيم هذه السجلات إلى أربعة أقسام :
أولها : سجل نصب الوصي. وثانيها : سجل نصب القيم للأوقاف. وثالثها : سجل تقدير النفقات.ورابعها: سجل الإعلامات الحاوية للحكم , إذ أنه إذا قسمت الجهات إلى هذه الأقسام الأربعة يسهل الرجوع إليها لدى الحاجة بخلاف ما إذا خلط الكل فإن في الكشف عنه حينئذ عسرا شديدا )(6).
وفي محاكم المملكة العربية السعودية، يتم تقسيم السجلات بحسم أنواع القضايا، فالقضايا الجنائية لها سجل، والقضايا الحقوقية لها سجل، وهكذا. ونصت المادة الثالثة عشرة من نظام مديرية الأمن العام على: تنظيم سجلات وإضبارات لجميع المعاملات الصادرة والواردة وضبطها بطريقة تضمن الرجوع إليها بسهولة.  

مصادر و المراجع :

١- الموسوعة الجنائية الإسلامية المقارنة بالأنظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية

المؤلف: سعود بن عبد العالي البارودي العتيبي

الطبعة: الثانية 1427